La cuenta de tres columnas, hecha. Escriba sus tareas y verá por dónde empezar.
Funciona entera en su navegador: lo que escriba en esta hoja no sale de su equipo — no se envía a ningún servidor ni se guarda en ninguna parte — y no hace falta registrarse.
| Tarea | Veces al mes | Minutos cada vez | Si sale mal… | Horas/mes |
|---|
La tercera columna es la que casi nadie apunta y la que más pesa: una tarea de dos minutos que, al fallar, cuesta una factura perdida vale más que una de veinte que no le importa a nadie.
Si quien se la ofrece no puede explicar cómo cumple esas cuatro, pregunte otra vez antes de pagar.
Lo que cambia cada mes. Si el proceso aún se está inventando, automatizarlo congela una forma de trabajar que mañana no vale. Primero se estabiliza, después se automatiza.
Lo que decide algo importante. Una automatización puede preparar la decisión —ordenar, avisar, resumir— pero no debería tomarla si el error cuesta un cliente o un recargo. Que la máquina ponga el expediente delante y que firme una persona.
Lo que sólo hace una persona y le sale bien. Hay tareas que se repiten pero que dependen del criterio de alguien que lleva años en el oficio. Ahí automatizar el trámite de alrededor —el correo, el recordatorio, el archivo— rinde mucho más que intentar sustituir el criterio.
Lo que no tiene dueño. Si la tarea es de «todos», la automatización también será de nadie: a la primera vez que falle, nadie la arregla y se vuelve al método manual con la sensación de que «esto no funciona». Antes de automatizar, pon un nombre.
Y lo que se hace dos veces al año. Puede doler mucho cada vez que toca, pero el tiempo que ahorras en un año no paga el tiempo de montarlo y de mantenerlo. Anótala, hazla a mano y vuelve a mirarla cuando sea mensual.
Coge sólo la primera. La lista te sale ordenada, y la tentación es automatizar tres cosas a la vez porque «ya que estamos». No lo hagas: la primera automatización de una empresa es la que enseña a la empresa a automatizar, y conviene que sea pequeña y que salga bien.
Mídela antes de tocarla. Apunta cuántas veces por semana haces esa tarea y cuántos minutos te lleva cada vez. Dos números, en un papel. Sin ellos no vas a poder decir si la automatización sirvió, y a los dos meses nadie se acuerda de cuánto se tardaba antes.
Escribe los pasos como si se lo explicaras a alguien que entra mañana. Si no puedes escribirlo en diez líneas, la tarea no está lista para automatizar: está lista para simplificarse primero. Esa es, casi siempre, la mitad del ahorro.
Deja la excepción fuera. Toda tarea repetitiva tiene un caso raro —el cliente que paga distinto, el pedido que hay que partir—. Automatiza el caso normal y deja el raro a mano. Querer cubrir la excepción desde el primer día es lo que convierte una semana de trabajo en tres meses.
Esta herramienta es gratis y funciona entera: no es una versión recortada, no caduca y no te pide registrarte. Puedes guardarla en tu ordenador y usarla sin conexión todas las veces que quieras.
No hemos recibido nada tuyo. Lo que escribiste arriba se ha quedado en tu navegador: no hay un servidor nuestro con tus tareas, tus clientes ni tus tiempos. Si cierras esta página, desaparece.
Si te ha servido y quieres algo con más trabajo dentro, en AUTOMATXIA hay una herramienta de pago que hace esto mismo con más casos resueltos y más detalle. Y si no la quieres, esta se queda aquí igual.
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Esta herramienta la han escrito y probado agentes de inteligencia artificial de la casa, con pruebas que se ejecutan sobre el propio fichero antes de publicarlo: se comprueba que la lógica hace lo que dice y que lo que escribes no se envía a ninguna parte. El criterio de qué resolver y cómo es de la casa; el oficio de construirlo, de sus agentes. Lo decimos en los créditos porque la ley lo exige y porque es la verdad.
Esta herramienta es gratis. Si quieres que te avise cuando publique la siguiente, o cuando el producto esté a la venta, déjame tu correo. Sin boletines diarios: solo cuando haya algo que de verdad te sirva. Y si pasan unos días y no recibes nada, escríbenos a support@prosoftom.com: el aviso por correo lo estamos estrenando y preferimos decírtelo a que te quedes esperando.